Поиск и обустройство офиса для интернет-магазина

Поиск и обустройство офиса для интернет-магазина

Даже если вы планируете заниматься онлайн-торговлей, вам понадобятся как минимум два помещения. Их поиском стоит заняться одновременно с подготовкой к процедуре регистрации бизнеса. Поскольку торговля через интернет-магазин не предполагает реальных встреч с клиентами, то и место следует подыскивать не с точки зрения престижности района, проходимости и достаточности количества мест на парковке. Во главу угла стоит ставьте удобство расположения в соответствии с возложенными на данный объект бизнес-задачами.

В идеальном варианте физический адрес вашего офиса должен соответствовать следующим критериям:

  • расположение поблизости от места проживания ключевых сотрудников компании – время в деловом мире слишком дорого стоит, чтобы тратить его на длительные и подчас утомительные поездки через весь город;

  • быть вблизи от основных организаций, с которыми придётся регулярно контактировать – поставщики, банк, курьерская и транспортная компания, почтовое отделение и пр.;

  • близость станций метрополитена и/или остановок общественного транспорта – для удобства сотрудников, клиентов, партнёров и других посетителей компании;

  • стоянка для автомобилей – желательный параметр для удобства водителей-экспедиторов;

  • высокоскоростное интернет-соединение – от этого зависит оперативность работы консультантов и менеджеров, отдела обработки заказов и т.д.;

  • как минимум одна телефонная линия, а лучше несколько – для обработки входящих заявок;

  • складское помещение для минимального количества партий популярного товара – неподалёку от офиса, а лучше в этом же здании, например, в подвальном помещении или цоколе;

  • аренда помещения подкрепляется официальным договором с собственником этих квадратных метров.

Размер офиса

Размер офисного помещения подбирают исходя из предполагаемого количества рабочих мест. Так, для четырёх столов с книжным шкафом и парой тумбочек достаточно будет комнаты на 20 «квадратов». Если же подобного помещения нет, то можно присмотреться и к большему по площади помещению и отгородить в нём небольшой закуток под стеллажи – получится некое подобие склада (при условии реализации не слишком громоздкого товара). Помните о том, что свободное место – это лишние деньги, однако и загромождать пространство также не стоит.

Оформление соглашение об аренде офиса

Аренду помещения всегда следует скреплять договорными отношениями, что позволит включить эти траты в расходы и уменьшит налогооблагаемую базу. Наличие такого соглашения позволит отстоять своё право находиться в этом офисе и в случае проведения проверок, связанных с арендодателем, а не вашей деятельностью. Не стоит соглашаться на прямые взаимоотношения без заключения контракта, при которой ежемесячно происходит простая передача оговорённой суммы наличными деньгами.

Как выбрать офис для онлайн-бизнеса?

Немаловажный фактор – состояние будущего офиса. При осмотре необходимо уделить внимание всем мелочам: критичность косметического ремонта, исправность электропроводки и сетевых линий, достаточное количество розеток и т.п. Представление о расположении рабочих мест сотрудников позволит лучше сориентироваться в том, подходит осматриваемое помещение под офис вашей компании или нет. Соблюдение требований санитарных норм по освещению, вентиляции и отоплению – не только законодательная норма, но и фактор комфортной и продуктивной работы персонала.

Обустройство офиса

После заключения договора аренды наступает один из приятных этапов, связанных с закупкой мебели и оборудования. Желательно каждую из категорий заказывать в одном месте полным комплектом, чтобы была возможность получить оптовую скидку. Если же финансы не позволяют это сделать одномоментно, то стоит записать наименований фирмы-поставщика, название комплекта, артикул цвета и оттенков обивки. Это позволит с течением времени докупать необходимые предметы обстановки, органично вписывающиеся в уже созданный интерьер. Такое стилевое единство будет производить приятное впечатление и на посетителей вашего офиса.

Подключение телефонных номеров

Стоит задуматься и о подключении корпоративного номера телефона, но не о его физическом воплощении, привязанном к конкретному адресу, а о виртуальных номерах или АТС. В этом случае номер телефона сохранится даже при переезде в новый офис по другому адресу. Технологически эта задача решается совместно с представителями телекоммуникационной компании, предоставляющей услуги обычной телефонии и/или доступа к сети интернет.

Принцип действия такого виртуального номера заключается в следующем:

  • после его приобретения за вашей компанией закрепляется номер с функциями многоканального телефона;

  • он работает исключительно на приём входящих звонков;

  • при поступлении звонка происходит переадресация на указанные в настройках городские или мобильные номера, skype и sip-аккаунты предприятия;

  • если все номера будут заняты, то звонок переводится в режим ожидания, а клиенты прослушивают заранее записанный рекламный ролик или другое обращение от лица компании.

Поскольку настройка переадресации не представляет большой сложности, то на выходные и праздничные дни можно будет вполне самостоятельно переводить звонки на мобильные телефоны дежурных сотрудников, установленный автоответчик или автоинформатор. Приобретение виртуального номера позволит:

  • закрепить за фирмой один номер телефона, который останется с ней даже в случае смены адреса расположения офиса;

  • учесть все звонки от клиентов и партнёров, а также увеличит оперативность обслуживания.


Возврат к списку