Бэк-офис и электронная почта — важные составляющие интернет-магазина

Бэк-офис и электронная почта — важные составляющие интернет-магазина

Бэк-офис представляет собой «подводную часть айсберга» интернет-магазина, которая позволяет наполнять и обновлять его витрину, обрабатывать поступающие заказы, управлять закупками, собирать и анализировать статистические данные. Чтобы в техническом задании были отражены все желаемые опции, потребуется взглянуть на эту систему глазами участников процесса продажи, которые будут иметь непосредственное отношение к ней.

Идеальный бэк-офис состоит из следующих модулей:

  1. Обновление цен — на первых этапах, когда ассортимент магазина ещё недостаточно большой, эта операция легко может быть продела вручную: открыли карточку товара, внесли изменения и сохранили их. Но как только речь пойдёт о сотнях и тысячах наименований, без автоматизации этого процесса просто не обойтись. С этим модулем достаточно будет подгружать файл с актуальными ценами, а дальше будет происходить их обновление в автоматическом режиме.

  2. Обновление признака наличия товара — этот модуль аналогичен предыдущему.

  3. Обработка заказов — это основной рабочий инструмент продавца-консультанта, который позволяет отслеживать поступление заказов, проводить их обработку и отслеживать выполнение. Основной функционал этого модуля заключается в следующем:

    • уведомление о новых заказах;

    • отображение содержания заказов;

    • возможность редактирования заказов по адресу доставки, сроках, стоимости и т.д.;

    • группировка заказов по различным критериям – по дате исполнения, по адресу доставки, по способу оплаты и пр.;

    • поисковые операции по базе заказов;

    • формирование цепочки выполнения заказа – получен, подтверждён, передан на доставку, выполнен, отложен, отменен.

  4. Закупка товаров. На этот модель возлагается выполнение двух важных задач бесперебойного функционирования интернет-магазина:

    • формирование списков по уже совершённым заказам с указанием их наличия на складе в количественном выражении – у менеджера по закупкам автоматически будет отображено задание на наполнение склада необходимой продукцией согласно заказам клиентов;

    • расчёт скорости продажи по каждому наименованию и формирование списка для закупок «про запас» – эти данные позволят сократить транспортные издержки, поскольку менеджер по закупкам будет направлен на склад поставщика не каждый день, а раз в неделю или два раза в месяц, а также будет обеспечено наличие на складе самых популярных товаров, что увеличит оперативность доставки и возможность выполнения большего числа заказов.

  5. Статистика — для каждой группы внутренних пользователей должны быть доступны необходимые статистические и аналитические сведения.

  6. Интеграция со складскими и учётными программами — продажи, бухгалтерские операции и наполнение склада удобнее вести в специальных программах, которые с помощью этого модуля будут связаны в одно целое, что избавить от необходимости ручного переноса необходимых сведений по остаткам, поступившей продукции и т.д.

  7. Создание и вывод на печать документов – бланки заказа, счета, квитанции и пр.

  8. Управление базой данных по клиентам и зарегистрированным пользователям.

Электронная почта

Ещё один элемент, повышающий доверие к интернет-магазину, – это корпоративная электронная почта. Её внешнее отличие от бесплатных почтовых сервисов проявляется в наличии доменного имени сайта в адресе как обще информационного электронного адреса магазина, так и в адресах отдельных сотрудников.

Можно создавать для каждого из сотрудников отдельные почтовые ящики, однако для ряда общих обращений стоит предусмотреть коллективные e-mail-адреса, работа с которыми будет построена по принципу: кто первый освободился, тот взял очередное письмо в работу. Это увеличит оперативность обработки поступающей на эти адреса корреспонденции и исключит возможность прихода заказа на индивидуальный ящик сотрудника в его выходной день. Самыми распространёнными вариантами использования являются:

  • order@domen.ru – по вопросам размещения заказов;

  • service@domen.ru – по вопросам сервиса и технического обслуживания;

  • info@domen.ru – по всем остальным вопросам.

Подключать и поддерживать корпоративную почту будет интернет-провайдер, с которым заключён договор. Google предоставляет корпоративный почтовый сервис с набором индивидуальных адресов и хранилищем данных до 30 Гб за 165 рублей в месяц или 1656 рублей в год. Помимо адреса предоставляются дополнительные сервисы в виде календаря, видеочата, Google-диска и пр. Яндекс. Почта оказывает услуги по выделению до 1000 персональных адресов в рамках корпоративного почтового сервера бесплатно.


Возврат к списку